Ресепшн отеля и гостиница: понятие, функции

Reception – в переводе приемная, гостиная. Слово пришло из Европы и более знакомо как стойка администратора. Она является тем местом, которое гость видит в первую очередь, прибывая в отель или гостиничный комплекс. По тому, как он оформлен, удобен и функционален путешественник формирует первое впечатление о всём отеле и настраивает себя на дальнейшее в нем пребывание.

Чем выше класс заведения, тем больше средств и времени уделяется организации и оформлению этой важной зоны. Первостепенными факторами, для создания положительного впечатления является:

• Наглядное оформление ресепшен;
• Вежливость сотрудников;
• Скорость обслуживания.

Структура ресепшен

Вся рабочая зона ресепшн, как правило, находится на достаточно высоком уровне от пола, так как общение с гостем всегда ведется стоя. Структура стойки чаще всего представляет собой двухуровневую столешницу: на нижней располагается рабочая поверхность администратора с офисной техникой, а на верхней — свободная зона для передачи документов и передачи ключей.

Длина столешницы может достигать до 5 и более метров и зависит от количества администраторов. Современные гостиницы стремятся к уникальности оформления и нередко могут формировать зону ресепшен в форме круга, овала, подковы или волны. Изготовление столешницы таких нестандартных форм является весьма затратным, но оценка гостей за оригинальность и удобство является одним из шагом окупаемости таких решений.

Функции ресепшен

Тип и класс гостиницы вводит свои требования и функции к сотрудникам ресепшен, но есть классический и обязательный набор обязанностей:

• Бронирование номеров для клиента;
• Встреча и регистрация гостей;
• Оформление документов по размещению и непосредственное размещение гостей;
• Телефонное и личное общение с клиентами гостиницы;.
• Помощь и решение проблем гостей, связанных с проживанием и размещением в гостинице;
• Выписка счетов и ведение кассового учета.

Главным правилом ресепшен — это вежливое обращение и общение со всеми типами гостей по всем интересующим их вопросам.

Режим работы ресепшен

Стойка администратора, как правило, работает круглосуточно и без выходных. Связано это с тем, что заселение и выселение гостей может происходить в любое время суток, как и возникающие вопросы постояльцев.

Гостиница устанавливает график среди администраторов, распределяя смены согласно её правилам.

Ресепшен является лицом гостиницы, по которому гость начинает строить свое мнение. Организация зоны и ее функционал требует тщательного подхода. Группа компаний UNDERSUN имеет богатый опыт в решении самых разных вопросов по совершенствованию и организации зоны встречи гостей. Специалисты изучат стиль гостиницы, разработают индивидуальный дизайн и функционал стойки администратора, чтобы представлять её гостям в новом свете.